A kutatás-fejlesztési adókedvezmény elszámolható költségei határozzák meg, hogy egy vállalkozás mekkora K+F adókedvezményt tud ténylegesen érvényesíteni. Nem minden fejlesztési ráfordítás számítható be automatikusan: a költségeknek a jogszabályi feltételeknek meg kell felelniük és a szerint kell kapcsolódniuk a kutatás-fejlesztési tevékenységhez.
Ezért egy K+F projekt esetében két kérdést érdemes már a projekt elején tisztázni:
- mely tevékenységek minősülnek ténylegesen kutatás-fejlesztésnek;
- és az ezekhez kapcsolódó ráfordítások közül melyek tartoznak a kutatás-fejlesztési adókedvezmény elszámolható költségei közé.
A megfelelő projektstruktúra és költségnyilvántartás nemcsak az adókedvezmény összegét befolyásolhatja, hanem az igénybevételhez kapcsolódó adózási kockázatot is csökkentheti.
Hogyan működik a kutatás-fejlesztési adókedvezmény?
A 2024. január 1-jén vagy azt követően megkezdett kutatás-fejlesztési projektek esetében a vállalkozások a jogszabályi feltételek teljesülése mellett új K+F adókedvezményt választhatnak. Az adókedvezmény mértéke főszabály szerint az elszámolható költségek 10%-a.
Ez például azt jelenti, hogy amennyiben egy vállalkozás egy K+F projekt keretében 300 millió forint elszámolható költséget azonosít, az ehhez kapcsolódó potenciális adókedvezmény 30 millió forint lehet.
A ténylegesen igénybe vehető összeg azonban mindig az adott projekt, az elszámolható költségek és az adózó egyedi körülményeinek vizsgálata alapján állapítható meg.
A konstrukció általános feltételeiről részletesebben a K+F adókedvezmény oldalunkon olvashat.
Melyek a kutatás-fejlesztési adókedvezmény elszámolható költségei?
A K+F adókedvezmény esetében nem a projekt teljes költségvetése képezi automatikusan az adókedvezmény alapját. Azokat a költségeket kell elkülöníteni, amelyek a vonatkozó szabályok szerint az adott kutatás-fejlesztési projekthez kapcsolódó elszámolható költségnek minősülnek.
Ez különösen összetett projektek esetében fontos, ahol a kutatás-fejlesztési feladatok mellett hagyományos mérnöki, implementációs, gyártás-előkészítési vagy üzemszervezési tevékenységek is megjelennek.
A főbb elszámolható költségkategóriák a következők.
1. A kutató-fejlesztők személyi jellegű ráfordításai
A kutatás-fejlesztési adókedvezmény elszámolható költségeinek egyik legfontosabb csoportját a projektben részt vevő kutató-fejlesztők személyi jellegű ráfordításai jelentik.
Fontos ugyanakkor pontosan meghatározni, hogy a jogszabály kit tekint kutató-fejlesztőnek.
A tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény, vagyis a KFI törvény szerint kutató-fejlesztő:
„az a természetes személy, aki új ismeret, szellemi alkotás, termék, szolgáltatás, eljárás, módszer, rendszer létrehozásával, fejlesztésével vagy ezt célzó projektek megvalósításának irányításával foglalkozik”.
A KFI törvény teljes szövege a Nemzeti Jogszabálytárban érhető el.
Ez a definíció azért fontos, mert a kutató-fejlesztői minőség nem pusztán a munkakör elnevezésétől függ. Nem elegendő tehát, hogy valaki például fejlesztőként, mérnökként vagy kutatóként dolgozik a vállalatnál: azt is vizsgálni kell, hogy az adott projektben ténylegesen milyen tevékenységet végez.
Ha egy munkavállaló munkaidejének csak egy részét fordítja K+F tevékenységre, akkor a személyi jellegű ráfordítások elszámolhatóságát is ennek megfelelően szükséges meghatározni.
Ezért különösen fontos lehet:
- a projektben részt vevő kutató-fejlesztők azonosítása;
- a konkrét K+F feladataik meghatározása;
- a projektre fordított munkaidő dokumentálása;
- a K+F és nem K+F feladatok elkülönítése;
- valamint a kapcsolódó személyi jellegű ráfordítások megfelelő allokációja.
Egy munkavállaló teljes éves bérköltsége tehát nem válik automatikusan elszámolható K+F költséggé pusztán azért, mert fejlesztési területen dolgozik.
2. A K+F projektben használt tárgyi eszközök
A kutatás-fejlesztési adókedvezmény elszámolható költségei közé tartozhat a kutató-fejlesztők által a K+F projekt során használt tárgyi eszközök meghatározott költsége is.
Ilyen eszköz lehet például:
- laboratóriumi berendezés;
- speciális mérőműszer;
- tesztberendezés;
- prototípus fejlesztéséhez használt gép;
- fejlesztési célú műszaki eszköz;
- egyéb, közvetlenül a kutatás-fejlesztési projekt megvalósításához használt berendezés.
Az elszámolható költség meghatározásánál jellemzően nem az eszköz teljes beszerzési ára releváns, hanem a kutatás-fejlesztési projekt időtartamára és az eszköz K+F célú használatára jutó számviteli értékcsökkenés.
Ez különösen akkor válik fontossá, ha ugyanazt az eszközt a vállalkozás nem kizárólag kutatás-fejlesztési, hanem például termelési vagy egyéb üzleti célra is használja.
Ilyen esetben a projekt és az eszközhasználat megfelelő dokumentálása alapvető jelentőségű.
3. Szabadalomhoz kapcsolódó költségek
Elszámolható lehet a kutatás-fejlesztési tevékenységhez felhasznált szabadalomhoz kapcsolódó meghatározott költség vagy ráfordítás is.
Ebben az esetben is azt kell vizsgálni, hogy a szabadalom milyen módon kapcsolódik az adott K+F projekthez, és a felmerült költség milyen mértékben tulajdonítható közvetlenül a kutatás-fejlesztési tevékenységnek.
Önmagában az, hogy egy vállalkozás rendelkezik szabadalommal vagy más szellemi tulajdonnal, még nem jelenti azt, hogy valamennyi kapcsolódó költség automatikusan elszámolható az adókedvezmény keretében.
4. Közvetlen működési és üzemeltetési költségek
A kutatás-fejlesztési adókedvezmény elszámolható költségei között olyan működési és üzemeltetési költségek is megjelenhetnek, amelyek közvetlenül a K+F projekt végrehajtása során merülnek fel.
A lényeg ebben az esetben a közvetlen projektkapcsolat.
Nem elegendő tehát, hogy egy ráfordítás általánosságban a vállalkozás fejlesztési vagy innovációs tevékenységéhez kapcsolódik. A költségnek az adott kutatás-fejlesztési projekt végrehajtásához kell rendelhetőnek lennie.
Ezért különösen fontos a projektszintű számviteli és szakmai nyilvántartás.
A közvetett jellegű vállalati költségeket nem célszerű automatikusan K+F költségként kezelni csak azért, mert a társaság kutatás-fejlesztési tevékenységet is végez.
Hogyan kell elkülöníteni a kutatás-fejlesztési adókedvezmény elszámolható költségeit?
A gyakorlatban az egyik legnehezebb feladat sok esetben nem az adókedvezmény matematikai kiszámítása, hanem annak meghatározása, hogy hol kezdődik és hol ér véget a kutatás-fejlesztési tevékenység.
Egy komplex technológiai projekt például egyszerre tartalmazhat:
- alapkutatást;
- alkalmazott kutatást;
- kísérleti fejlesztést;
- hagyományos mérnöki tevékenységet;
- prototípusgyártást;
- tesztelést;
- rendszerintegrációt;
- gyártás-előkészítést;
- termelési felfutást.
Ezek közül nem minden tevékenység minősül automatikusan kutatás-fejlesztésnek és ez közvetlenül hatással van az elszámolható költségekre is.
A kutatás-fejlesztési adókedvezmény elszámolható költségeinek megfelelő dokumentálása ezért különösen fontos olyan projektekben, ahol a K+F tevékenység mellett jelentős mérnöki, gyártási vagy implementációs feladatok is vannak. Minél később próbálja egy vállalkozás ezeket az adatokat utólag rekonstruálni, annál nehezebbé válhat az adókedvezmény szakmai és pénzügyi alátámasztása.
Mi történik, ha a vállalkozás nem tudja azonnal felhasználni az adókedvezményt?
A K+F adókedvezmény egyik fontos sajátossága, hogy az adott évi elszámolható költséghez kapcsolódó kedvezményt nem feltétlenül kizárólag a költség felmerülésének évében lehet érvényesíteni.
A konstrukció lehetővé teszi a kedvezmény későbbi adóévekben történő felhasználását is. Amennyiben pedig a vállalkozás a jogszabályban meghatározott időszakon belül sem tudja a teljes összeget érvényesíteni, a fennmaradó összeg meghatározott feltételekkel megtéríthető, azaz a társaság kérheti, hogy az adóhatóság a fel nem használt adókedvezményt a bankszámlájára utalja.
Ez különösen olyan K+F-intenzív vállalkozások számára lehet releváns, amelyek jelentős fejlesztési ráfordítást viselnek, miközben a projekt első éveiben még viszonylag alacsony társaságiadó-fizetési kötelezettségük keletkezik.
Miért lehet fontos az NKFIH K+F minősítés?
Az elszámolható költségek meghatározása előtt alapvető kérdés, hogy maga a projekt vagy annak adott része valóban kutatás-fejlesztési tevékenységnek minősül-e.
Egy projekt ugyanis attól még nem feltétlenül K+F, hogy:
- új termék létrehozására irányul;
- technológiailag innovatív;
- jelentős mérnöki munkát igényel;
- vagy magas fejlesztési költséggel jár.
A KFI törvény szerint a kutatás-fejlesztés az alapkutatást, az alkalmazott kutatást és a kísérleti fejlesztést foglalja magában. Az NKFI Hivatal kérelemre megvizsgálhatja, hogy egy adott projekt vagy projektcsoport tevékenységei a KFI törvény szerinti kutatás-fejlesztési tevékenységnek tekinthetők-e. A minősítési rendszer célja többek között a kutatás-fejlesztési tevékenységhez kapcsolódó adóösztönzők alkalmazása során a jogbiztonság erősítése. Nagyobb vagy összetettebb projektek esetében ezért érdemes megvizsgálni az NKFIH K+F minősítés lehetőségét. A minősítés segítséget jelenthet annak szakmai alátámasztásában, hogy mely projektrészek tekinthetők kutatás-fejlesztési tevékenységnek, és ezáltal csökkenthető az adókedvezmény igénybevételéhez kapcsolódó szakmai és adózási kockázat.
Hogyan segít az IBSH?
Az IBSH a kutatás-fejlesztési adókedvezmény szakmai és pénzügyi előkészítésében támogatja ügyfeleit.
A tanácsadás része lehet:
- a projekt K+F tartalmának előzetes vizsgálata;
- a K+F és nem K+F tevékenységek elkülönítése;
- a projektben részt vevő kutató-fejlesztők azonosítása;
- az elszámolható költségek meghatározása;
- a személyi ráfordítások és eszközköltségek megfelelő allokációjának kialakítása;
- a szükséges projekt- és költségnyilvántartási rendszer kialakítása;
- az adókedvezmény várható összegének modellezése;
- valamint az NKFIH K+F minősítési eljárás előkészítése és támogatása.
Kutatás-fejlesztési projektet valósít meg?
A kutatás-fejlesztési adókedvezmény elszámolható költségeit érdemes már a projekt korai szakaszában azonosítani. Így a vállalkozás nem utólag próbálja elkülöníteni a K+F tevékenységeket és a hozzájuk kapcsolódó ráfordításokat, hanem már a megvalósítás során megfelelő dokumentációs és költségnyilvántartási rendszert alakíthat ki.
